Ambientación: una pieza fundamental en tu evento



 Ambientar es crear, utilizando los elementos disponibles para generar espacios únicos que van a dar el marco a ese día tan importante. 

   Se trata de encontrar buenas ideas que representen el gusto y la personalidad de los protagonistas, y a la vez de maximizar todos los recursos disponibles. La creatividad aplicada por los profesionales en la ambientación hace que muchas veces los mismos lugares se vean totalmente diferentes entre un evento y otro. 

   Hace algunos años no se escuchaba hablar de los decoradores, ya que era una tarea que asumían como podían las madres, tías, amigas o quien se ofreciera. Pero con el tiempo los eventos se fueron haciendo más complejos y sofisticados, y las personas tienen cada vez menos tiempo para actividades ajenas a la suya. 

   Actualmente, podemos decir que nadie organiza una fiesta, sin preocuparse por quién y cómo la ambientará. 

   Los ambientadores están en su momento de auge, y llegaron para quedarse. Están en todos los detalles, los homenajeados descansan en ellos y los resultados que se obtienen son verdaderamente increíbles! Muchos de ellos incluso estudiaron diseño de interiores, arquitectura o algo similar, y saben cómo distribuir los espacios y cómo comunicar lo que se quiere comunicar. 

   A simple vista puede parecer una tarea fácil, pero no lo es. Hay que saber de cuidado y mantenimiento de flores, de diseño y distribución de espacios, de instalación de telas y puestas en escena, de mobiliarios, del manejo de los tiempos de armado, desarmado y traslados, de materiales, de velas y todos los cuidados que hay que tener para prevenir accidentes, y muchísimas cosas más. 

La iluminación: fundamental 

   La iluminación es a la ambientación, lo que una novia a su casamiento... imposible llevarlo a cabo sin ella! Con mucho o poco presupuesto, es necesario tenerla en cuenta. Desde hace años son un elemento fundamental a la hora de pensar ambientaciones y decoraciones. Con un buen plan de iluminación podemos destacar lo mejor y ocultar las imperfecciones del lugar. Podemos dar diferentes tipos de ambientes al lugar, desde cálido y romántico hasta futurista, y mil opciones más. El responsable de la iluminación debe trabajar en conjunto con los ambientadores para lograr un mejor resultado. 

   Una alternativa para iluminar espacios pequeños son las velas, farolas y fanales, un clásico que siempre queda bien, dan mucha calidez y existe tanta variedad que aportan también a la originalidad de la decoración. 

Las Flores 

   Las flores se han vuelto fundamentales en la ambientación de eventos, y cada vez toman más importancia. Tienen color, fuerza y llenan los espacios de una manera muy particular. Con flores de varios colores y ubicadas en la mayor cantidad de lugares posibles, se puede pensar en una ambientación de lujo para tener una fiesta soñada. 

   Pueden agruparse en ramos o ponerse solas tipo varas con algo de verde. Son parte de los centros de mesa, de los arreglos perimetrales del salón, del sector civil si es una boda, y hasta pueden quedar flotando en una fuente o en la piscina del lugar. Siempre quedan bien, sabiendo elegir la variedad y el color adecuado. 

Livings y Mobiliario   Paulatinamente se han ido incorporando elementos variados en los eventos, fuera de lo habitual. La tendencia empezó con los livings y fue avanzando a juegos de estilo, mesitas especiales, chiffoniers, lámparas, espejos, cómodas, sillones, camastros con baldaquino, diferentes estampados y colores, etc. El concepto se dirige a que cada vez el ambiente de la fiesta o el evento se parezca más a la casa de los protagonistas, haciendo que los invitados se sientan mucho más cómodos y que todo sea muy descontracturado. 

Colores 

   Los colores ayudan bastante a ambientar, y le imprimen personalidad al evento: violeta, lavanda, amarillo, naranja, colorado, verde, por ejemplo. Hay combinaciones que pueden parecer raras pero no fallan: lavanda y verde, violeta y amarillo, naranja y colorado, blanco y negro, plateado y fucsia! 

   Otra buena idea es ambientar todo en colores claros o directamente en blanco, y dar color a los diferentes espacios con la iluminación. Puede ser permanente o bien ir variando durante toda la noche con la incorporación de luces tipo leds. 

El centro de mesa 

   Antes las decoraciones se basaban casi exclusivamente en los centros de mesa, pero hoy en día son un elemento más del conjunto. Hay una variedad increíble de posibilidades, y habrá que elegir el que más se ajuste al estilo y al presupuesto del evento. 

   Los elementos más utilizados son: floreros con flores de diferentes materiales, tamaños y colores, bases de espejo de distintas formas, candelabros, fanales y velas, lámparas, etc. Una tendencia marcada es que sean todos diferentes, que en cada mesa haya una combinación de elementos distinta a la otra, siguiendo todos un mismo estilo. 

Un gran tema: el presupuesto 
   Planificar un evento implica estar atentos a muchísimas variables. En algunos casos y por una cuestión de presupuesto, la ambientación suele quedar en un segundo plano. 

   Cuando hay poco presupuesto la clave está en simplificar. Incluso con pocos elementos se pueden lograr resultados originales e inolvidables, sólo hay que apelar a la creatividad y al buen gusto. Lo fundamental es buscarle una “vuelta de tuerca” al evento, para poder obtener el mejor resultado con los recursos disponibles. 
Muchas veces el presupuesto no alcanza para contratar a un especialista en ambientación. Para los que no quieren invertir demasiado en este rubro, el alquiler de equipamiento es una buena alternativa, y pueden armarlo ese día entre conocidos y amigos. Livings, candelabros, objetos de decoración, centros de mesa, todo se puede conseguir en alquiler. Eso sí: cuidado con los costos ocultos, por ejemplo de traslado o limpieza, y con calcular bien el tiempo que lleva hacer cada cosa para llegar bien al evento! 

Tendencias 

   Para esta temporada vienen colores fuertes: purpura, amarillo, verde y rosa, los colores cítricos... Combinaciones increíbles como fucsia con naranja, rojo con rosa, verde con amarillo, violeta y gris … Y no nos olvidemos de los contrastes como el blanco y negro, junto al plateado que viene pisando muy fuerte. 

   Un must es el blanco y negro para todo: livings, manteles, sillas, almohadones y hasta la pista de baile viene black and white. Los más osados pueden incluir un “dress code” en estos colores, para la vestimenta de los invitados. 

Algunos tips: 

• Mesas: anímense a distintas formas: cuadradas, rectangulares, ovaladas, triangulares! 
• Plantas: por todos lados. Se alquilan a precios muy accesibles. 
• Manteles: negros o de diferentes colores 
• Livings: quedan muy bien enmarcando la pista y cerca de la barra de tragos 
• Mesas altas con banquetas, también rodeando a la pista o en la barra de tragos 
• Antorchas: para fiestas al aire libre, además ayudan a repeler los mosquitos 
• Elementos originales: muebles, cuadros, marcos, espejos, lámparas… 
• Lugares no tradicionales: con mínimos detalles cubrí todos los espacios del salón 
• Los más jóvenes en livings y sin lugares asignados, le dará una onda muy informal a tu evento 
• Animate a los estampados: lunares, rayas, flores, animal print, quedan muy bien!

Tecnología de vanguardia 

   La tecnología está presente también en la ambientación de eventos. Cada vez se incluyen más pantallas gigantes de diferentes formas y tamaños, y de plasma o lcd. 
Pueden ser aislados o en conjunto formando lo que se conoce como “video wall”. 

También es posible instalar mega pantallas de led. 

   Las pistas se transforman con grandes cantidades de bolas de espejos, en diferentes tamaños y diseños. Se instalan dameros sobre el piso con colores y diseños exclusivos, y hasta con iluminación computarizada o activada al pisar los invitados. 

   La iluminación con leds que van cambiando permanentemente de color al lugar, y la inclusión de cada vez más elementos y cabezales en las estructuras son otra muestra de la gran tendencia a incluir toda la tecnología posible en las fiestas. 

En conclusión… 

   La ambientación de un evento debe ser agradable, cálida y amena. Lo más importante es que los protagonistas y sus invitados se sientan cómodos y se diviertan. El resto es sólo una circunstancia, un montón de elementos que acompañan uno de los días más importantes en la vida de éstas personas y de sus familias. Pero el entorno influye, aporta y mucho a la hora de vivir un momento original e inolvidable para todos.

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Preguntas a tener en cuenta para los servicios



Preguntas para los Salones o lugares de fiestas


* Qué capacidad tiene el salón? Tener en cuenta qué tipo de evento es: cena, cocktail, livings, recepción, auditorio, etc.
* Tienen un espacio para realizar la recepción separada?
* Cuentan con permisos y habilitaciones necesarias?
* Poseen seguro contra accidentes y responsabilidad civil?
* Cuántas fiestas o eventos toman por día?
* Tienen catering propio? Es exclusivo o puedo contratar un catering aparte?
* Permiten el uso de la cocina a un catering externo?
* Trabajan en conjunto con otros proveedores? O podemos elegirlos libremente? Hay algún servicio que puntualmente no acepten por malas experiencias previas?
* Pueden recomendarme servicios que se hayan desempeñado bien en el pasado?
* Proveen grupo electrógeno? Que capacidad tiene y qué soporta exactamente en caso de corte?
* Cuentan con equipos de aire acondicionado y calefacción? Tiene costo aparte o está incluido?
* Hay disponibilidad de mesas y sillas? Se alquilan o están incluidas?
* Hay restricciones en cuanto a la ambientación o niveles de ruido?
* Cuentan con una habitación para guardar el cotillón, los regalos, y demás elementos de la fiesta?
* Proveen escenarios si se realiza un Show?
* Cuantas horas puede durar la fiesta?
* Los impuestos están incluidos o los tenemos que pagar aparte?
* Hay personal de seguridad y de baños disponible? Está incluido en el precio o se debe abonar por separado?
* Dejan un responsable del salón durante todo el evento? Es la misma persona con la que trato previamente?
* Qué política de pagos proponen?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?

Preguntas para el Catering

* Cuántas fiestas o eventos hacen por noche?
* Cada cuántos invitados asignan mozos?
* Me permiten degustar el menú?
* Las bebidas están incluidas?
* Tienen un menú fijo o se pueden adaptar a mis gustos?
* Tienen el equipo necesario para fiestas al aire libre o en diferentes locaciones?
* Proveen la vajilla y mantelería?
* Está incluida la torta y mesa dulce?
* Toman cualquier tipo de eventos o sólo algunos en particular?
* Qué política de pagos proponen?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?
* La persona con la que planifico mi evento estará presente durante el mismo?
* Cuántas horas de servicio están incluidas en el presupuesto? Tienen costo las horas extras?

Preguntas para el DJ

* Qué tipo de música pasan generalmente en éste tipo de eventos?
* Puedo elegir algunas canciones infaltables y asegurarme que la van a pasar?
* Está incluida la iluminación de la pista y del lugar en el presupuesto?
* Tienen efectos especiales para determinados momentos? (humo, pétalos, lluvia de papel, lanza globos, máquina de burbujas, etc.)
* Cómo hacen para que la diversión dure toda la noche?
* Toman cualquier tipo de eventos o sólo algunos en particular?
* Qué política de pagos proponen?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?
* La persona con la que planifico mi evento estará presente durante el mismo?
* Cuántas horas de servicio están incluidas en el presupuesto? Tienen costo las horas extras?

Preguntas para el Video y la Filmación

* Qué opciones originales de video clips me ofrecen?
* Pueden participar mis amigos o familia?
* Se encargan de la producción del videoclip? (vestimenta, maquillaje, peinados, etc.?
* Tienen set de filmación y estudio fotográfico?
* Proveen pantallas gigantes para mostrar las imágenes?
* Hacen edición en vivo para ver al final de la fiesta un clip que resuma los momentos más especiales de la noche? (preparación de la fiesta - entrada a la fiesta - vals - lo mejor del baile - ceremonia de velas, etc).
* Toman cualquier tipo de eventos o sólo algunos en particular?
* Qué política de pagos proponen?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?
* La persona con la que planifico mi evento estará presente durante el mismo?
* Cuántas horas de servicio están incluidas en el presupuesto? Tienen costo las horas extras? Hastá qué hora se quedan en la fiesta?
* Cuánto tiempo después del evento me entregarán el material editado? Puedo tener toda la filmación completa también?

Preguntas para el Fotógrafo

* Conoces el salón donde hago mi fiesta? Sino, podrias ir a conocerlo?
* Puedo ver muestras de tu trabajo?
* Trabajan en digital o analógico? Cuál formato me recomiendan?
* Cuántas fotos se sacan? Llevan al evento equipo extra de repuesto?
* En cuánto tiempo se entregan las fotos que fueron elegidas?
* Hacen foto - souvenir? Hacen retoque digital de las fotos elegidas?
* Trabajan con técnicas especiales como fotos en Sepia o en Blanco y negro?
* Cuántas horas de servicio están incluidas en el presupuesto? Tienen costo las horas extras? Hastá qué hora se quedan en la fiesta?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?
* La persona con la que tengo las entrevistas es la misma que estará presente durante el evento?


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Cómo elegir el salón para tu fiesta?



Para que una fiesta sea diferente debe notarse el sello personal de los protagonistas, empezando ya por elegir el lugar "ideal" que se adapte a tus ilusiones, en un clima armónico y sin contratiempos.

Fundamental: que sean cómodos y operativos 
   Respecto a la elección del salón de fiesta, hotel o quinta para eventos, donde se desarrolle tu fiesta, son infinitas las opciones. El tiempo de contratación previo aproximado es de 1 año, ya que algunos salones para fiestas o quintas, según la fecha, podrían estar ocupados. El lugar donde se va a celebrar el casamiento, bar o bat mitzva, 15 años o la celebración que fuera, debe contar con un espacio calculado de 1.5 a 2 metros cuadrados por persona, contando dentro del mismo la pista de baile, las mesas, barra, mesa dulce, etc.

   La fecha, la temporada, tu gusto personal, el estilo de la fiesta y el tipo de ceremonia te indicarán si lo hacés en una quinta, en un salón, si va a ser en exterior o interior, de día o de noche y si será formal o informal.

A quien consultar y a quien contratar

   Un punto importante es la cercanía del lugar (lo ideal es no más de 30 minutos de viaje en promedio para los invitados). Fijate que los accesos al lugar sean sencillos, cómodos y tranquilos y recordá que la cantidad de invitados no debe superar al 90% de la máxima propuesta por el salón.

   Visitá todas las áreas o sectores del salón de fiesta o quinta que estén a disposición, y recordá no quedarte con ninguna duda y preguntar todo lo necesario para que el día sea perfecto y sin sorpresas: el lugar de recepción, el área principal, los baños, habitaciones, la cocina, lugar para niños. Prestá especial atención a rampas, escaleras, ascensores, aire acondicionado, calefacción, grupos electrógenos, salidas de emergencias, estacionamientos, etc.

   La cocina de un salón de fiestas o una quinta para fiestas y su equipamiento es primordial, si se nota la falta de algún artefacto, consultá si lo proveen o se alquila por separado y comunicalo a tu servicio de catering.

   Averigüá si durante la fiesta proveen personal en los sanitarios, sonido e iluminación o pantallas gigantes, seguridad externa e interna, matafuegos, asistencia médica, teléfono público y botiquín de primeros auxilios.

   Consultá sobre la posibilidad de agregar horas extras en caso de que tu fiesta lo exija.

   Pregunten en caso de que lleven una empresa con servicio de catering externo si varía el valor de alquiler del lugar.

   Otro punto es saber si los impuestos SADAIC y AADICAPIF, están incluidos en el precio.

   Es interesante tener bien en claro cómo se pagará y cuando debe señarse por el alquiler.

   Por último exigí un convenio o contrato detallado minuciosamente y firmado por ambas.

   Partes, ya que éste será la garantía de lo hablado y pactado para la fiesta.

   La falta de cualquiera de estas características y servicios no implica que los lugares deban ser desechados, sólo que al momento de consultar por el precio puedas compararlo con otras opciones y elegir la que más te convenga.

Los precios deben ir acordes a las virtudes y defectos 
   Si podés ir a una fiesta previa en el mismo lugar antes de contratarlo te ayudará a imaginar la tuya, es recomendable. Asistir a una degustación del catering, comprobar el funcionamiento de las áreas y servicios y hasta pedir algún teléfono de personas que hayan realizado un evento en el lugar te ayudaráa a decidir por la opción más adecuada para tu fiesta.


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Diseño gráfico Integral

Diseño integral para conferencias del ciclo de Más República. Diseño de carpetas, entradas, carteleria y banners.











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