Las invitaciones son el primer impacto visual que tendrán los invitados sobre tu evento. Son un medio de expresión de tu buen gusto e interés por contar con su asistencia, y de hacerles sentir la importancia que como invitados tienen para vos. Ellas anunciarán ese día tan especial, y compartirán tu felicidad con quienes las reciben, haciendo que se sientan afortunados por conocerte.
Por ser la carta de presentación de lo que será tu fiesta, es muy importante elegir un modelo que refleje tu personalidad y tu gusto, haciéndolas lo más adaptadas y exclusivas posibles.
Además de la onda que quieras darles, influirán factores tan diferentes como el lugar elegido, la fecha, la hora, el presupuesto, la decoración, el estilo de la fiesta, etc. Podés combinar tipos de letra, diseños, colores, materiales, formas y un sinfín de detalles.
Actualmente existen muchas casas especializadas exclusivamente en la elaboración de invitaciones, que solucionarán cualquier inconveniente y harán realidad todas las ideas que tengas.
Modelos y Diseños
Existe una amplia variedad de formatos de invitaciones para fiestas. Desde las clásicas tarjetas, pasando por los cd’s y las fotográficas, hasta las participaciones virtuales.
En principio parece una elección simple, pero la mayoría de las veces no lo es. Lo ideal es que concuerden con los colores y el estilo del evento que estás organizando.
A continuación te contamos las más usadas actualmente:
Clásicas y formales
Si el evento es muy formal, la invitación también deberá serlo. Tenés que cuidar el tono del papel y sobre todo la forma de redactar y rotular los sobres, porque hay quienes todavía se fijan en el protocolo.
Los papeles en general son de tonos claros como blancos y marfil, con fuentes tipográficas conservadoras y las opciones de grabados en relieves y con sellos en lacre para el cierre de los sobres. Para los clásicos existe igualmente una gran variedad: tarjetas cuadradas, alargadas, rectangulares, dobles, tipo libro, simples, teladas, lisas, etc.
Innovadoras
Podés innovar con papeles enérgicos como azules, rojos, verdes, estampados, a lunares, combinar diferentes texturas, hacerlas de papel fotográfico y hasta de plástico. En este caso no pueden faltar las letras modernas y personalizadas. Es posible incluir también imágenes de los protagonistas, dibujos, caricaturas, flores, cintas, arroz y una gran variedad de elementos. Aquí es donde entra a jugar tu creatividad.
Ecológicas
Dentro de lo que son las invitaciones innovadoras, originales y delicadas, se encuentran las tarjetas ecológicas. Los papeles ecológicos son reciclados y generalmente vienen en tonos pasteles. Pueden incluir un diseño propio de los novios, flores secas, lazos de cinta bebe o rústica, etc.
Artesanales
Si buscas algo más original y tu presupuesto lo permite, podés elegir un papel más elaborado ya sea industrializado o artesanal. El papel industrializado es muy variado ya que encontrarás una gama enorme de colores, pétalos de flores, semillas y texturas. Si optás por lo artesanal te vas a asegurar que sea un diseño exclusivo e irrepetible, y tendrás la posibilidad de elegir un sinfín de detalles para llegar a la tarjeta que soñaste.
Originales
Teniendo en claro que el objetivo es que tus invitados se enteren dónde y cuándo será la fiesta, poné a volar tu imaginación y verás todas las alternativas que comienzan a surgir. Cd’s o dvd’s con imágenes, texto y audio, cajitas, bolsitas y otros objetos personalizados, tu propia página web, invitaciones digitales o virtuales, pulseras pen drive, etc.
Si el evento es poco formal y la cantidad de invitados lo permite, hasta se pueden hacer directamente por teléfono.
Datos importantes para la invitación
Los datos que no deben faltar en la invitación son: nombre de los protagonistas, lugar, fecha y hora, y motivo de la reunión.
Es importante que consideres diseñar un mapa de ubicación, ya que para tus invitados será más cómodo tener un croquis para llegar al lugar, en caso de que quede alejado.
Luego si te interesa indicar la mayor o menor formalidad con que deberán presentarse en el evento, es el medio ideal para informarlo. También si el evento está pensado con algún “dress code” o consigna para la vestimenta deberás incluirlo en la invitación.
El tiempo
Conviene encargar las invitaciones con cierto tiempo de antelación, puesto que deben estar en manos de tus invitados entre 45 y 15 antes del evento, dependiendo del tipo de reunión del que se trate. Esto vale para personas que vivan en tu misma ciudad, ya que los que vienen de otra provincia o país podrán enterarse entre 2 y hasta 6 meses antes de la fiesta.
Lo ideal es comenzar el proceso de selección, muestras y posibles cambios unos 3 o 4 meses antes, para hacerlo con tranquilidad, y entregarlas en el transcurso del mes previo al evento.
No olvides consultar con la imprenta qué tiempo les llevará desde la confirmación definitiva hasta que estén listas para la entrega, y tenerlo en cuenta para encargarlas.
La cantidad
La cantidad de invitaciones que encargues dependerá del tipo de evento que estés organizando, y también del formato de las mismas. Pensá que se entregan una por familia o por pareja, y luego a los solteros una por persona. Siempre lo ideal es repasar la lista de invitados y contar cuántas vas a necesitar.
Si no estás aún totalmente seguro de la lista de invitados, podés usar la siguiente fórmula: número de invitados estimado dividido 2 más el 20% del resultado.
Te damos un ejemplo: si tenés pensada una fiesta para 200 invitados, sería: 200 / 2 = 100 + 20 que es el 20% de 100 que es igual a 120 invitaciones que se deben mandar a hacer.
Este 20% se estima ya sea para cubrir un 10% extra de invitados, para conservarlas como recuerdos para ustedes y sus padres o por si hay equivocaciones a la hora de escribir los nombres en los sobres.
Esta fórmula también deberá utilizarse para calcular la cantidad de mapas, agradecimientos, tarjetas de lista de regalos y participaciones.
Accesorios
Te recomendamos encargar en el mismo lugar de las invitaciones los demás elementos de impresión, utilizando el mismo papel y tipografía para todo: libro de firmas, souvenirs como libretitas, cajitas, pins, etc., menú y números de mesa.
Consejos
- En general te aconsejamos que las invitaciones no sean demasiado rebuscadas, tené en cuenta siempre que lo más elegante suele ser lo más simple.
- Pedí a la imprenta que te enseñe el book con trabajos anteriores, para hacerte una idea más real de lo que se puede o no se puede hacer, y de los costos de cada alternativa.
- Una vez decidido, es conveniente imprimir unas cuantas invitaciones de más por las dudas. Al hacer el pedido tené en cuenta los invitados a la cena, al trasnoche, las participaciones y por supuesto los sobres para cada caso.
- Al reverso del sobre se suele colocar una dirección para el envío de los regalos.
El “save the date”, de qué se trata?
Se trata de enviar un “aviso”, con bastante tiempo de anterioridad, a tus invitados del exterior y por qué no, a los de otras provincias. Para ellos venir a tu fiesta implicará una importante organización para la que requieren de tiempo. Desde las reservas aéreas y del alojamiento, hasta posibles pedidos de vacaciones en el trabajo, lo ideal es que sepan que tendrán éste compromiso por lo menos 6 meses antes.
Cómo se hacen? Se envía una tarjeta muy parecida idealmente a lo que será la invitación, avisándoles que tal día o tal fin de semana no se comprometan ya que se llevará a cabo tu evento. De ésta forma ya estarán avisados y existe una mayor probabilidad de que puedan asistir. Si la reunión es más bien informal no queda mal avisarles por otros medios de su invitación.
¿Cómo hacer una lista de invitados?
La lista de invitados no es tarea fácil. Tenés que decidir la cantidad de personas que asistirán a la fiesta, ya sea pequeña y modesta o por el contrario, numerosa y destacada. Una lista de invitados debe tener en cuenta la cantidad de personas invitadas incluyendo familiares cercanos, parientes lejanos, amigos de los padres, acompañantes de los invitados, niños, compañeros de trabajo y conocidos. Lo más importante es hacer sentir a todos los invitados necesarios y queridos.
Prestá atención a los invitados posibles y sus compromisos inamovibles. Pensá en un listado previo, con un número aproximado, y modificalo luego de acuerdo a la intención de la fiesta o evento, el carácter, las preferencias, el nivel social y económico de cada uno de ellos.
Resolvé la asistencia a la fiesta con bastante anterioridad y cuidá de no superponerte con otras obligaciones como las vacaciones, festividades anuales según la religión, feriados nacionales, fines de semana largos o dos cumpleaños en el mismo día. Generalmente la suma de personas a invitar supera al presupuesto por lo tanto habrá personas que tendrás que descartar.
Es interesante repasar la lista final y definir un perfil general de los invitados, para luego saber qué ideas y opciones se adaptan más a ellos. Por ejemplo: cantidad de jóvenes y de adultos, cantidad de niños y sus edades, nivel socio-económico general, proporción de solteros y casados o en pareja, etc. Luego es aconsejable prever atenciones especiales a personas muy mayores o que tengan alguna discapacidad, marcándolas en el listado a los responsables de la coordinación.
Cómo les comunico a mis invitados que…
- Los niños no están invitados: la solución a este tema en general es muy simple. Basta con indicar en el sobre explícitamente el nombre de las personas que has invitado, y se dará por entendido que el resto no lo está. En el caso de una familia escribís por ej. sólo el nombre de los padres: “Juan Perez y Sra.” Lo mismo pasa si una persona está invitada sola y no con su pareja, lo cual no es aconsejable porque es muy probable que no asista.
- Abrí la Lista de Regalos en determinados lugares: como regla general lo que se estila es informarles a tus padres, familia y amigos cercanos el o los lugares a donde tenés la lista de regalos. Luego los invitados les consultarán a ellos o a ustedes mismos sobre el tema. Algunos protagonistas optan por incluir una tarjeta del lugar dentro del sobre de invitación, es una alternativa a analizar con cuidado ya que no todos lo ven bien.
- No queremos regalos, preferimos el dinero: éste es otro tema que debe ser manejado con mucho cuidado y educación. La mejor solución es abrir la lista de regalos en una agencia de viajes para que sus regalos se transformen en tu Luna de Miel, aportando así dinero en efectivo. Si de todas formas preferís el efectivo la idea es comunicárselo a la gente más cercana y de confianza, y que ellos avisen a los demás. Igualmente deberás tener una alternativa de lista de regalos para poder elegir, ya que no a todas las personas les agrada tener que depositar o entregar dinero en efectivo.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::: S T U D I O C O N C E P T :::::::::::::::::::::::::::::::::::::
